Autor článku Dan Gamrot, ilustrace Radek Zmítko.

Kolikrát jste už někde četli, že ta či ona metoda nakopne vaši produktivitu nejlíp ze všech, ale skutek utek? Tak co se na to podívat jinak? Tady je vyčerpávající přehled 30 přístupů, s nimiž se můžete běžně setkat, včetně kladů a záporů.

„Přijměte, co je užitečné, zahoďte, co je zbytečné, a přidejte, co je vám vlastní.“
— Bruce Lee

Všemocné hacky na osobní produktivitu neexistují. Metody, se kterými se v posledních letech roztrhl pytel, jsou často jen sněním o tom, že ze sebe umíme dostat maximum. Že to není dobrý úvod článku popisujícího přístupy k produktivitě, do kterého byste se měli ponořit? Je to moc negativní? Kdepak, je to život.

Práci, kterou dělám posledních sedm let, jsem si nevybral. Postupně jsem si ji vytvořil. Na posledním webináři jsem dostal otázku, jestli jsem chtěl být od malička lektorem osobní produktivity. Chtěl jsem být popelářem, policistou, později vojákem. Když jsem jsem dospěl, měl jsem být biochemik, pak programátor a nakonec projektový manažer. Nic z toho mi nevydrželo.

Teď školím a konzultuji práci jiných profesionálů. Nikdy jsem nechtěl vystupovat před lidmi, nikdy nebyl můj záměr pilovat vlastní produktivitu ani produktivitu ostatních. Ale jednoduše jsem se k tomu přes malé návyky dopracoval.

Co mi v tom pomohlo, bylo neustálé studium principů i toho, co za nimi stojí. S rostoucí dovedností podpořenou studiem věcí, které vám dávají smysl, můžete zvýšit laťku, kterou chcete překonávat. Důležité jsou všechny tři atributy:

  1. Aby vám to dávalo smysl
  2. Abyste rostli v daných oblastech
  3. Abyste si dávali čím dál tím náročnější úkoly

Před pár lety jsem se ponořil do průzkumu různých přístupů osobní produktivity. Ať už těch, které vycházely knižně a každý si o nich mohl přečíst, tak těch, které byly byť jen krátce zmíněny v článcích na webech neznámých lidí nebo na přednáškách, jejichž ústřední téma bylo zcela někde jinde.

Článek, který máte před sebou, vám nabízí přehled možností, jak zvládat lépe to, co vám dává smysl. Občas narážíme na hranice vlastní produktivity a zdá se nám, že na důležitých věcech děláme nejlépe, jak umíme. Často však stačí sdílet své zkušenosti a postupy s někým dalším. Výsledkem pak může být to, že uděláte na základě doporučení jednu dvě změny a zase to jde o něco lépe. To je princip drobných zlepšení.

Když jsem dostal od kamaráda před lety doporučení, ať se soustředím na osobní produktivitu a zahodím zbytek témat, které mě tehdy poměrně solidně živily, ťukal jsem si na čelo a vůbec to nebral vážně. Vlastně ani nevím proč jsem brzy poté udělal experiment 80/20, o kterém se zmiňuji dále. Proškrtal jsem své portfolio, omezil většinu aktivit a začal jsem se soustředit na mnohem méně věcí. Mělo to fenomenální úspěch a já se do starých kolejí už nikdy nevrátil.

V tomto článku vám předkládám výčet směrů, kterými se můžete ubírat, usilujete-li o vyšší osobní produktivitu. Nepůjde o kompletního průvodce vším, ale spíš osobní zkušenost. Rád bych nabídl přehled toho, co mi který přístup dal.

Věřím, že sami máte zkušenost také s dalšími přístupy, které v článku zmíněné nejsou. Ale o to nejde. Berte jej jako sdílení výsledků mých vlastních experimentů. A také jako rozcestník pro vaši produktivnější práci, pokud jste se o podobné téma nikdy nezajímali.

Výběr podle situace

Pokud jste si prolétli obsah článku ještě předtím, než jste se dostali k tomuto odstavci, asi tušíte, jakým směrem se vše bude ubírat. Jak jsem psal před malou chvílí, poskládal jsem principy, které jsem sám v posledních letech testoval v různých životních situacích. Měnil jsem je podle potřeby a toho, jaké pracovní či osobní věci jsem zrovna řešil.

Dnes jsou mé přístupy naprosto odlišné od těch před 10 lety. Mám pár úkolů na den, někdy třeba jen jeden. Oproti době, kdy jsem své GTD seznamy plnil, dokud téměř nepraskly ve švech, jde o zcela jiný životní přístup. Črtám si úkoly do papírového notesu pro práci na prioritách, který jsem si ve spolupráci s papelote nechal vyrobit, a rozeslal jej i dalším lidem. Kde jsou ty doby, kdy jsem vše sázel do digitálních nástrojů.

Ne, nezavrhuji to, co jsem kdysi aplikoval. Jen chci apelovat na to, že to, jak si z jednotlivých metod, ať už záměrně či ne, skládáme přístupy k osobní produktivitě, zásadně souvisí s prostředím, ve kterém se nacházíme, se životní zkušeností, pracovním i osobním nasazením. A řadou dalších okolností.

Metoda není životní partner, můžete je střídat. Že střídáte i partnery? Pak asi víte, proč to děláte.

Přístupy k osobní produktivitě

Dovařme omáčku a pojďme konečně k věci. Následujících několik odstavců vám nabídne výčet metod pro vyšší produktivitu nebo efektivitu. S většinou přístupů jsem experimentoval měsíce, kombinoval je a měnil podle toho, co jsem zrovna potřeboval.

Pravděpodobně budete podobně postupovat i vy. Nepočítám s tím, že byste hledali konzultanta, který by vás nasměroval. Právě proto, abyste měli svobodu volby a mohli ověřovat dle libosti, jsem připravil tento článek.

Některé principy se budou prolínat. Žádný z nich není zcela unikátní, některé staví na již existujících a jen je drobně upravují. Kolo jsme vymysleli již dávno, nicméně i kolo se dá vylepšit, že?

Rozdělil jsem metody do šesti kategorií:

  1. Zaměřte se na to důležité. To, co mi pomohlo s prioritami.
  2. Zorganizujte si práci. To, co mi pomohlo s organizací.
  3. Plánujte. To, co mi pomohlo při plánování úkolů.
  4. Soustřeďte se. To, co mi pomohlo se soustředěním.
  5. Zlepšujte svou práci i sami sebe. To, co mi pomohlo s optimalizací.
  6. Zjednodušujte. To, co mi pomohlo s minimalismem.

Různé metody ale mohou každému z vás přinést jiný výsledek. Berte rozdělení jako čistě subjektivní zkušenost, kterou s nimi mám. Pusťme se do toho.

I. Zaměřte se na to důležité

Dream. Dump. Map. Chunk.

Produktivní systém, tzn. přístup k tomu, co děláte, by měl být primárně o tom, že stihnete více smysluplných věcí v kratším čase. Pracujete primárně chytřeji místo toho, abyste pracovali čím dál tím usilovněji. Každý z nás má 24 hodin denně. Je otázka, jak s nimi naložíme a čím je vyplníme. A právě aplikace čtyř v názvu metody uvedených kroků může pomoci správně nasměrovat pozornost.

Čtyři klíčové pilíře metody jsou:

  1. Dream it. Uvědomte si, co chcete od svého života v různých časových perspektivách. Nemusíte hned myslet na smysl svého života. Pokud je pro vás obtížné o tom přemýšlet, zkraťte horizont. Soustřeďte se třeba na další tři roky, rok, následující kvartál… Důležité je vědět, co chcete. Protože ten, kdo neví, co chce, většinou reaguje na okolí. Bezhlavě přijímá závazky, které nemusí být důležité.
  2. Dump it. Vypište si vše, co vás napadlo v prvním bodu, někam na papír, do tabletu, počítače, mobilu, prostě kamkoliv. Vysypte to z hlavy tak, ať to máte v jakékoliv podobě před sebou. Forma je na vás, důležitý je výsledek. To, že máte svou představu někde vizualizovanou.
  3. Map it. Vezměte své nápady a srovnejte si je v myšlenkové mapě. O těch budu psát v jedné z dalších částí článku. Srovnejte své budoucí aktivity. Na prvních úrovních mapy budou obecné záměry a postupně se budou rozpadat na drobnější a drobnější cíle nebo projekty.
  4. Chunk it. Rozsekejte poslední úroveň mapy na dílčí krátké další kroky neboli úkoly. Měly by být proveditelné a srozumitelné. Neměli byste mít je vzhledem k jejich velikosti odkládat. Musí být jasné, co máte udělat.

Toto je váš přehled důležitých závazků. To, na co byste měli soustředit svou pozornost. Jednoduché, že? Dokud nepřijde na řadu život a jeho nepředvídatelné situace. Celý plán se může měnit, vy jej můžete upravovat, ale nesmíte tomu podlehnout. Žádný plán nevyjde na 100 %, ale mohli bychom se tomu alespoň přiblížit, že?

Výsledek všech čtyř kroků se snažím mít neustále na očích. Pracuji s nimi na pravidelné bázi ve svém FOCUS notebooku. Chci jej mít na očích, když se rozhoduji, do čeho se příští týden pustím. Plním týdenní plány ideálně jen tím, co spadá do mé oblasti priorit. Do toho, co jsem si vysnil, zaznamenal, rozsekal a definoval.

V metodě můžete narazit na další doporučení. Využívání systému podle GTD, soustředění na práci prostřednictvím Pomodoro techniky. To vše rozebereme dál. Pokud byste si měli vzít jedinou myšlenku, bylo by to, bez ohledu na formu zpracování, toto: „Vyberte to nejdůležitější, čemu chcete věnovat pozornost. Rozsekejte to na malé, proveditelné části. Ty naplánujte. Pak je proveďte. A opakujte.“ S tím zbytkem se popereme dál.

Výhody Dream. Dump. Map. Chunk:

  • Od začátku se zaměřuje na ty pro vás nejpodstatnější věci.
  • Vytváří mapu podstatných aktivit, kterou se můžete řídit při plánování i revizích.
  • Díky přehledu o důležitých věcech můžete definovat také to, co pro vás důležité není. Jednoduše ten zbytek.

Nevýhody Dream. Dump. Map. Chunk:

  • Pro někoho, kdo je aktuálně zavalený desítkami nedůležitých úkolů, jde o složitý krok.
  • Myšlenková mapa jako nástroj pro mapování nesedne každému. Doporučuji ji nebrat jako jedinou možnost. Klidně si jen tak kreslete nebo si věci srovnejte v tabulce.
  • Člověk plánuje, život mění. Hodně lidí se zastaví při prvních překážkách při práci na jimi vysněných záměrech. Nezastavujte, situaci vyhodnoťte, plán upravte a pokračujte dál.

Eisenhowerova matice

Při implementaci metody GTD, o které bude řeč později, jsem se před lety dostal do stavu, kdy jsem byl zavalený požadavky, které jsem neměl šanci odbavovat. Ačkoliv jsem kdysi bral Eisenhowerovu matici jen jako jedno z témat, která se neustále opakují na školeních time managementu, dnes jsem s ní, v upravené podobě, největší kámoš. Pomáhá mi totiž dnes a denně s velmi jednoduchým rozdělením úkolů a projektů a upozorňuje mě na to, že se třeba nevědomky věnuji něčemu, co nedává až tak velký smysl. A krásně doplňuje, v trošku jiné podobě, metodu, kterou jsem zmiňoval před chvílí.

Základní princip je prostý. Vezměte si úkoly, které máte naplánovány ve svém systému, a zeptejte se sami sebe na dvě základní otázky:

  1. Je to pro vás důležité?
  2. Je to něco naléhavého?

Odpovědi na dvě zmíněné otázky vás dovedou k rozdělení úkolů do čtyř základních kategorií:

  1. Důležité a naléhavé aktivity. Termíny a závazky, které musíte co nejdříve dokončit. Spěchají, termín se blíží, potřebujete je odbavit co nejdříve.
  2. Důležité a nenaléhavé aktivity. Ty, které jsou pro vás zásadní a nespěchají. Většinou to jsou ty věci, díky jejichž splnění se cítíte dobře. Koncepční práce, rozpracované nápady nebo úkoly, jejichž termín se ještě neblíží, nicméně se vám podařilo je dobře naplánovat a pustit se do nich. Sem by měla být směřována pozornost při plánování. A tyto aktivity co možná nejméně odkládat.
  3. Nedůležité a naléhavé aktivity. Něco, k čemu jste se zavázali, ale není to pro vás podstatné. Vyrušení, která nepřispívají k vašim prioritám nebo přispívají jen minimálně. Nicméně hoří a vy byste se jim měli věnovat.
  4. Nedůležité a nenaléhavé aktivity. To ostatní, co vám nedává smysl a navíc to ani nespěchá. Jde o únikové aktivity, které jsou většinou jednoduché a dáváte jim přednost. Snáze splníme něco, co je nenáročné, než to, co je složité, i kdyby to přispívalo k naplnění našich priorit.

Naučil jsem se díky řadě technik soustředit se a pracovat primárně na tzv. druhém kvadrantu. Na věcech, které mi dávají smysl, ale nejsem u nich pod tlakem termínu nebo čehokoliv jiného. Protože ty mi přinášejí nejvíce radosti a navíc minimalizují nutnost makat jen z toho důvodu, že musím. Zároveň díky soustředění na ně minimalizujete práci na čemkoliv nedůležitém. Díky tomu, že vaše pozornost bude nasměrována na to podstatné, nebude prostor pro další záležitosti. A vy budete muset vymyslet, jak se s nimi vypořádat jinak. Buď je předáte dál nebo jim řeknete své „ne“.

Výhody metody Eisenhower Matrix:

  • Jednoduchý postup jak zrevidovat i plánovat svou práci, který je postavený na důležitosti.
  • Dá se použít ve chvíli, kdy se cítíte přehlcení a potřebujete zjistit proč. A ihned poté zakročit.
  • Na webu najdete mraky odkazů, které ukazují, jak s principy pracovat.

Nevýhody metody Eisenhower Matrix:

  • Jde o rychlou zpětnou vazbu na to, jaké úkoly máte v systému, která nemusí být každému komfortní.
  • Práce s Eisenhowerovou maticí nemá konce. Jde o celoživotní přístup, což někoho může odradit.
  • Hodně lidí skončí u roztřídění aktivit. Důležitá je ale samotná akce. Zrušit co nejvíce nedůležitých a neurgentních věcí. Delegovat ty urgentní nedůležité na někoho, komu dávají větší smysl. A v neposlední řadě navrhnout prevenci důležitých a hořících úkolů, aby do budoucna skončily jako neurgentní.

Paretův princip

Asi ho všichni znáte. 20 % aktivit, které přináší 80 % výsledků. Kdysi jsem se k tomu stavěl jako k Eisenhowerovi. Prostě jen další metodická poučka. Ale proč to nevyzkoušet, že? Na můj proces optimalizace práce měl právě Paretův princip velmi zásadní vliv. Když totiž svědomitě aplikujete první dvě metody, zjistíte, že i těch důležitých aktivit, které nespěchají, je poměrně dost.

Před lety jsem udělal zásadní experiment. Dal jsem do pozadí (do seznamu Někdy/Možná z GTD) desítky projektů a začal se soustředit jen na několik málo věcí, které mi přinášely největší užitek. Ať už, co se týče práce (některá školení, pozornost, kterou jsem věnoval téměř všem projektům, které jsem měl ve svém portfoliu) nebo osobním a rodinným záležitostem. Důležité je zmínit, že jednou z mých dominantních vlastností je snažit se vše dělat naplno. Dokonce je to podle CliftonStrengths jeden z mých dominantních talentů. A když se věnujete naplno všemu, tak to vlastně neděláte na maximum. A to mě docela ubíjelo.

Vzal jsem si jen malou část důležitého a zbytek odložil. A u většiny věcí se k nim nikdy nevrátil. Nic se nestalo. Tedy nic negativního. Začal jsem se pozorněji věnovat rodině, sobě i práci. Tomu, co jsem si vysnil. Dotahoval ty nejdůležitější věci do konce. Měl jsem báječný pocit z toho, že výsledky jsou takové, jaké jsem si představoval. Tedy z 80 %.

Výhody Paretova principu:

  • Jednoduchá aplikace, máte-li již vytvořený přehled o svých prioritách.
  • Zkrátíte dlouhé seznamy svých závazků, díky čemuž se budete soustředit na to nejdůležitější.
  • Dá se použít v různých oblastech, není to jen pracovní záležitost.

Nevýhody Paretova principu:

  • Je obtížné zbavovat se návyku věnovat se co nejvíce věcem, prostě jen odložit to, co vám sice dává smysl, ale není to to nejpodstatnější.
  • Občas se to, co jste odložili, ozve. Připomene se to, dá to o sobě vědět. A vy máte za úkol odolat.
  • Pokud nemáte srovnané hodnoty a priority, můžete se zaseknout na výběru vhodných aktivit. Pokud je to váš případ, pusťte se do Dream. Dump. Map. Chunk.

Metoda MIT

Princip MIT (Most Important Tasks neboli Ty nejdůležitější úkoly) jsem začal používat v době, kdy jsem si pročítal Babautovu knihu Zen a hotovo. Pokud ji znáte, víte, že staví na minimalismu. Bude o ní ale reč později. Technika není složitá – každý den / týden / měsíc si připravte seznam těch nejdůležitějších věcí, které chcete dokončit. Zaměřte pozornost na to nejpodstatnější.

Praxe je jednoduchá. Vezmu si pro konkrétní období vždy tři věci, které chci nebo musím dokončit. Jsou to úkoly, které mají nejvyšší prioritu. Tři věci na den, týden a měsíc. Tři záměry na kvartál. Ty, které když dokončím, zažiju vnitřní fenomenální úspěch.

Smyslem je soustředit se primárně na krátký seznam úkolů a vypořádat se s nimi co možná nejdříve. Nikdy nestihnete vše, ale můžete stihnout to, co je nejdůležitější. A čím dříve to zvládnete, tím lépe. Když dokončíte řadu úkolů, můžete mít prima pocit. Nicméně když dokončíte to nejdůležitější, to, co vede k postupné práci na vašich prioritách, bude pocit i výsledek více než skvělý.

Výhody MIT:

  • Vytváří krátký seznam pro vás nejdůležitějších závazků.
  • Zvýšíte soustředění na prioritní úkoly a naučíte se upřednostnit je.
  • Dá se aplikovat v jakémkoliv systému. V papírové podobě si uděláte značky, v kalendáři označíte to nejdůležitější barvičkami, v úkolovníku zase použijete vlaječky nebo jiné symboly pro priority.

Nevýhody MIT:

  • Zpočátku je náročné vybrat ty nejdůležitější věci a zbytek zahodit.
  • Může se stát, že vám práce na MIT zabere celý den, pokud si nenastavíte odpovídající časovou hranici pro jejich provedení. Použijte Timeboxing, o kterém píšu dál v článku.

Sedm návyků pro váš život

Na závěr jedna perlička, jejíž význam se mi vždy složitě popisuje. Asi jen málokdo se nikdy nesetkal s Coveyho sedmi návyky. Ať už v podobě doporučení nebo samotné knihy Sedm návyků skutečně efektivních lidí. Ta je v knihovnách úspěšných manažerů i řady freelancerů. Principy, které Covey zmiňuje, jsou z mého pohledu naprosto geniální, ale o to více je náročné uvést je do praxe.

Sám jsem dlouhou řadu let bojoval s tím, jak vše, co je v knize popsáno, dostat do vlastního života. A světe, div se, nepovedlo se to. Přesto mě všechny návyky ovlivnily natolik, že je na místě je v tomto článku zmínit.

Jsem proaktivní. Snažím se věci řešit bez ohledu na tlak. Například když nestíhám, dávám o tom dopředu vědět. Když mě něco významně ruší, snažím se najít příčinu a zatočit s ní. Mám-li pocit, že dochází při komunikaci k nedorozumění, hledám důvody.

Začínám s myšlenkou na konec. Ať už jde o jednoduchý úkol nebo projekt, ptám se, co má být na konci za výsledek. U plánování školení se zajímám o to, proč jej klient chce a jak má vše dopadnout v ideálním případě. Když plánuji své kvartální priority, představuji si svůj fenomenální úspěch od konce.

Dávám to nejdůležitější na první místo. Ať už jde o denní úkoly, týdenní záměry nebo dlouhodobější priority. Stále přemýšlím, zda je to to nejdůležitější, čemu mohu věnovat pozornost. Jestli to, co dělám, nebere čas a energii něčemu důležitějšímu.

Myslím způsobem výhra – výhra. Kdykoliv spolupracuji s kýmkoliv, hledám benefity pro obě strany. V opačném případě se mi už několikrát stalo, že jsem spolupráci odmítl.

Nejdříve se snažím pochopit, potom být pochopený. Často mlčím a raději poslouchám. Snažím se vcítit do druhého člověka. Ať už doma nebo ve svém podnikání. Až potom předkládám vlastní náměty. Učí mě to vnímat svět z více perspektiv.

Ostřím pilu. Snažím se budovat produktivní návyky, které mi pomáhají jak po fyzické stránce (například pravidelný spánek), tak třeba v oblasti duchovní, mentální i sociální. Každý týden mám řadu aktivit, které všechny tyto části propojují a prohlubují.

Že chybí ještě jeden návyk? Je to tak. Návyk vytváření synergie je něco, do čeho se roky snažím pronikat, nicméně prozatím neúspěšně. Je to skutečně velká výzva a, myslím si, že nejen pro mě. Ale já se nevzdám.

Výhody Sedmi návyků:

  • Jde o komplexní přístup k životu, nejde jen o pracovní techniku.
  • Dodávají vnitřní jistotu, že jdete správným směrem a zároveň vás nasměrují v případě, že je tomu opačně.
  • Zaměřují se nejen na váš vnitřní svět, ale také na porozumění tomu okolnímu.

Nevýhody Sedmi návyků:

  • Nejde o jednoduchý návod krok za krokem, jak být produktivnější.
  • Implementace Sedmi návyků je záležitost na roky práce.
  • A s tím souvisí i to, že nebudeme mít nikdy hotovo. Je potřeba svůj přístup stále revidovat a upravovat. Ale v tom je i to kouzlo.

II. Zorganizujte si práci

Mít vše hotovo

Konečně se dostáváme k tolikrát zmiňované metodě, na které staví řada lidí. Já sám jsem se k Mít vše hotovo (v originále Getting Things Done neboli GTD) Davida Allena dostal až ve chvíli, kdy jsem začal fungovat v IT projektech jako konzultant. Absolutně jsem nestíhal, nezvládal pracovní ani osobní život a potácel se od úkolu k úkolu bez jakékoliv kontroly. Ve chvíli, kdy nemáte přehled o své práci, myslíte po večerech na to, co ještě musíte zvládnout, máte hlavu zahlcenou požadavky, zapomínáte nebo si prostě jen chcete vytvořit systém, který za vás pohlídá to, k čemu jste se zavázali, může být GTD správná volba.

Dodnes z GTD používám řadu doporučení, které mi neuvěřitelně pomáhají v oblasti osobní produktivity. Nemyslím na no, co mám stihnout, ale spíš se soustředím na to, jak se dostat k co nejlepšímu výsledku. Ty nejdůležitější principy, ze kterých jsem udělal funkční návyky, jsou:

  • Práce s Inboxem. Cokoliv, co upoutá mou pozornost, jakýkoliv úkol, nápad, myšlenka nebo poznámka patří do tzv. Inboxu, který může být v digitální (třeba Google Keep) i papírové (malý zápisník nebo sešit) podobě.
  • Projekty. Každou skupinu dalších kroků, které k sobě logicky patří, strukturuji do tzv. projektů, což je jednoduše řečeno seznam vícekrokových aktivity.
  • Čekám na. Jde o jednoduchý přehled o delegované práci. Vše, co deleguji, píšu sem. Díky tomu nemyslím na to, co mi má kdo doručit, hlídá to za mě můj systém a to včetně termínů.
  • Někdy/Možná. Další jednoduchý seznam pro uzrání nápadů. Sem píšu to, do čeho se ještě nemusím nebo nechci pustit. Časem to uzraje nebo vyhnije.

Výhody GTD přístupu:

  • Je to jedna z nejlépe popsaných metod, na které dnes můžete narazit.
  • Jde o robustní systém, díky kterému pustíte řadu věcí z hlavy a soustředíte se na samotné provedení.
  • Řada nástrojů, které jsou dnes na trhu, je dnes GTD kompatibilních.

Nevýhody GTD přístupu:

  • Celková implementace je poměrně náročná. Tipů, které David Allen v GTD nabízí, je dlouhá řada.
  • Jakmile se rozhodnete zapisovat si skutečně vše, co upoutá vaši pozornost, můžete se v případě špatné prioritizace dostat do stavu přehlcení. Pokud už v ní jste, je fajn začít škrtat. Jinými slovy najít přístup, který vám pomůže se s prioritami poprat a zaměřit pozornost hlavně na to důležité.
  • Hodně lidí bere GTD jako nástroj pro to, aby stihli více věcí za kratší čas. Jedna z hlavních myšlenek je ale stihnout to důležité, na což není kladený až tak velký důraz.

The Action Method

Protože jsem v době, kdy jsem zaznamenal techniku The Action Method, využíval ve velkém rozsahu GTD principy, dlouho jsem přemýšlel, jak může přístup, který popisuje, pomoci mé organizaci. Viděl jsem tam řadu podobných prvků:

  1. Vytvořte si seznam akčních kroků ke každému projektu
  2. Vytvořte si místo pro referenční materiály
  3. Vytvořte si místo pro odložení úkolů „na později“

Nicméně jsem svou praxi obohatil o drobné prvky, které posunuly mou organizaci práce zase o stupeň dál.

Akční kroky

Pro každý projekt mám seznam dalších kroků, které mám realizovat. Ty dnes vedu ve svém FOCUS notebooku, ale dlouho jsem využíval například Todoist, kde se rozdělení do projektů přímo nabízí.

U akčních kroků k projektům dbám na to, aby začínaly akčním slovesem, které nabádá k provedení konkrétní činnosti. V mém systému tedy nenajdete úkoly typu „Nezapomenout na vytvoření seznamu akceptačních kritérií“. Místo toho jdu rovnou k věci a pojmenuji úkol jako „Vytvořit dokument s akceptačními kritérii projektu“. Díky tomu tak na první dobrou vím, co udělat, aniž bych musel luštit, do čeho se pustit.

Podmínkou dalšího kroku je také to, aby byl splnitelný. Pokud tedy nevím, jak se podobný dokument vytváří, nemám k němu potřebné podklady či cokoliv podobného, musí být v mém seznamu akčních kroků právě i tento předchůdce. Jednoduše řečeno ten nejbližší další krok.

Referenční materiály

Podklady, materiály, smlouvy, seznamy účastníků školení, připravené prezentace nebo myšlenková mapa k projektu. To vše jsou referenční materiály. I ty musí mít v mém systému své místo (pro mě je to Google Disk, ale zase to souvisí se systémem, který používáte).

Ve své struktuře mám složku pojmenovanou Projekty a dále podsložky pojmenované podle klienta a na třetí úrovni pak podsložku s názvem projektu. Díky tomu jsem schopný okamžitě dohledat materiály k projektům nebo konkrétním klientům.

Referenční materiály nemám roztříštěné po celém Google Disku, ale dávám je vždy do odpovídajících složek. Stejně tak má každý soubor prefix v hranatých závorkách, který mi poté pomáhá při fulltextovém hledání (např. [na_volne_noze]).

Na později

To, co nehoří, ať už jde o potenciální další kroky, podprojekty nebo nápady, které chci nechat uzrát, ukládám do Google Dokumentu, který je umístěný ve složce s referenčními materiály. Prakticky jde o rozšíření seznamu Někdy/Možná. Jen je v něm více detailů a popisků.

Na mnoho věcí, které sem napíšu, nepřijde řada a prostě na ně zapomenu. Asi to nebyly dobré nápady nebo jednoduše nedostaly prioritu.

Do dokumentu koukám, když chci projekt rozvíjet dál, protože mi stále dává smysl a mám chuť jej prohloubit. Stejně tak, když realizuji školící projekt u klienta a mám další nápady na spolupráci, končí mé myšlenky v tomto dokumentu. Nikdy nevíte, kdy se budou hodit.

Výhody The Action Method:

  • Jednoduchý princip organizace, který lze přenést do jakéhokoliv systému.
  • Veškeré podklady k projektům dohledáte během pár vteřin nebo minut.
  • Seznam akčních kroků klade důraz na proveditelnost, což může snížit míru rozhodování o tom, jak se do úkolu pustíte a snížit časté odkládání.

Nevýhody The Action Method:

  • Kromě samotného systému je důležité zavést rutiny kontroly a plánování dalších kroků.
  • Seznam Na později si zaslouží sem tam do něj kouknout, na což řada lidí zapomíná.
  • Chce to taky důslednost v ukládání referenčních materiálů, dávat je tam, kam patří a nezaneřádit si tak systém.

Systemist

Systém čerpající z GTD i dalších moderních přístupů, to je Systemist. Ostříleným matadorům nenabídne nic nového. A pro ty, kdo s produktivitou teprve začínají, nebude snadné se v něm zorientovat. Proč o něm tedy píši? Pracuje s pro mě klíčovými principy, které stojí za to zmínit.

Princip první. Mějte svůj systém s úkoly, termíny a projekty kdykoliv po ruce. Nainstalujte si vhodnou aplikaci, mějte sdílený dokument s úkoly, vytvořte si rutinu, díky které nezapomenete svůj notýsek doma. Je na vás, jaký konkrétní systém bude vašim pomocníkem. Důležité je pro to, abyste mohli vypustit z hlavy své závazky, mít jej k dispozici skutečně kdekoliv.

Princip druhý. Poznamenejte si všechny své závazky. Držte svůj systém co možná nejvíce kompletní. Mějte v něm úkoly, termíny, projekty, nápady… Vše, na co nechcete zapomenout.

Princip třetí. Rozsekejte velké kroky na menší, maximálně hodinové úkoly. Budou se vám lépe plánovat, snáze odhadnete počet úkolů, které můžete během dne stihnout. Každý další krok by měl mít proveditelný název. Vše, co máte ve svém systému, by mělo být snadné provést.

Princip čtvrtý. Určete priority úkolů. U každého úkolu by mělo být zřejmé, jak důležitý pro vás je. Ať už v celkovém kontextu nebo na bázi dne či týdne. Důležité je totiž pracovat primárně na tom nejdůležitějším.

Princip pátý. Na konci dne mějte splněné všechny úkoly. Na denním seznamu úkolů nesmí zůstat nedokončená položka. To je váš cíl. Pokud se to ale někdy nepovede, nevěšte hlavu. Situaci vyhodnoťte a berte ji jako zkušenost, se kterou můžete pracovat u dalšího plánování.

Princip šestý. Neustále vyhodnocujte. Zaveďte principy denní a týdenní revize. Klidně přidejte měsíční. Splněné úkoly nemažte, ale nechte je ve svém systému jako splněné. Na konci období se k nim vraťte, uvědomte si drobný úspěch a pokračujte dál v práci na tom nejdůležitějším.

Výhody Systemist:

  • Shrnuje funkční kroky, které vedou k lepší organizaci práce a přehledu o tom, co chcete dokončit.
  • Jde o funkční startovací balíček kroků pro začátečníky, kteří se nechtějí pouštět do složitějších přístupů.

Nevýhody Systemist:

  • Nepřináší nic nového oproti již zavedeným metodám.
  • Lehce tlačí do využívání digitálních nástrojů s důrazem na Todoist.

Metoda šesti seznamů

Podobně jako Systemist se tváří také přístup šesti důležitých seznamů (The six lists method), které byste měli evidovat pro zvýšení kontroly nad důležitými úkoly, které nechcete nosit v hlavě. Protože ta by měla sloužit primárně jako nástroj pro přemýšlení o tom, jak své priority posouváte stále dál.

Šest nejdůležitějších seznamů zahrnuje:

  1. Denní úkoly. Výčet toho, co jste se rozhodli splnit následující den. Ty nejdůležitější úkoly, stejně jako drobná práce, která vás čeká.
  2. Delegovaná práce. Vše, co jste se rozhodli předat někomu jinému a nechcete to ztratit z očí. Zároveň to nechcete držet v hlavě, mohlo by se stát, že se k vám splněný úkol nedostane včas a vy se tak dostanete do skluzu.
  3. Dlouhodobé cíle. Vše, co jste se rozhodli stihnout ve střednědobém horizontu. Seznam, který je dobré pravidelně procházet a revidovat, jak se vám daří krok za krokem postupovat směrem k vytyčeným záměrům.
  4. Seznam výhod a nevýhod. Pokud stojíte před důležitým rozhodnutím a nechcete jednat emotivně, sepište si výhody a nevýhody a nechte své poznámky nějaký ten den uzrát. Vraťte se k nim po pár dnech a zvolte nejlepší možné řešení.
  5. Seznam projektů. K vašim dlouhodobým cílům vede práce na úkolech, které bývají rozděleny do projektů. A ke každému projektu byste měli evidovat alespoň jeden další krok. To je primární důvod, proč si seznam projektů vedu. Minimálně během týdenní revize kontroluji, zda mám zapsaný alespoň jeden úkol, který projekt posune. A zajistím tak, že nic důležitého nezůstane bez akční položky.
  6. Body k jednání. Spolupracujete-li na dlouhodobější bázi s více lidmi, máte tým nebo prostě potřebujete sem tam něco probrat s někým, koho vidíte jen občas, může se hodit seznam bodů k jednání. Píši si do něj jméno člověka a němu odpovídající téma. Samozřejmě jen, pokud počká. Výhody to má pro obě strany. Vy necháte myšlenky uzrát. Druhá strana se nebude cítit neustále rušena vašimi nápady, dostane vše v rámci jedné schůzky nebo telefonátu. Super na porady, 1:1 setkání a vlastně cokoliv, kde diskutujete nad dalšími postupy a rozhodnutími.

Ačkoliv není metoda šesti seznamů nijak revoluční a do jisté míry pracuje s GTD principy, zmiňuji ji, protože jsem díky ní zavedl dva důležité seznamy – výhody a nevýhody a body k jednání. Rozšířila můj už tak neprůstřelný systém o klíčové prvky, se kterými denně pracuji.

Výhody metody šesti seznamů:

  • Jednoduchý systém hlídající jak vaše denní závazky, tak dlouhodobější priority.
  • Pustíte závazky z hlavy a můžete se tak lépe soustředit na svou nejdůležitější práci.
  • Dá se využít s jakoukoliv platformou, kterou používáte pro svou práci. A to jak v papírové, tak digitální podobě.

Nevýhody metody šesti seznamů:

  • Každý seznam vyžaduje pravidelnou revizi, která může být časově náročnější. Denní úkoly na denní bázi, seznam priorit a projektů alespoň na týdenní bázi.
  • Pokud nejste zvyklí se seznamy pracovat, může být celý systém zpočátku zmatený. Seznam sem, seznam tam. Ale sedne si to, věřte mi. Začněte postupně, třeba jen se seznamy denních úkolů a projektů. Později přidejte další.

Inbox Zero

Princip Inbox Zero zná asi řada z vás. Pro někoho hloupost, pro jiné zase základ kontroly nad tím, co děláte. Postupů, jak pravidelně dosahovat nuly ve vašich inboxech, ať už se jedná o emailového klienta nebo inbox s potenciálními úkoly, je dlouhá řada. Jedním z nich je třeba 4D pravidlo, které zmíním za chvíli.

Proto bych možná jen nabídl své tipy na to, jak se mi téměř pravidelně daří mít vlastní inboxy prázdné:

  • Vše, co mi přijde jako fajn myšlenka nebo nápad, zapisuji do jedné poznámky v Google Keepu, která je pojmenovaná jak jinak než „Inbox“.
  • Google Keep mám ve svém mobilu i v počítači, takže je zapisování hračka, ať už jsem kdekoliv.
  • Emailový inbox se plní automaticky zprávami, které mi posílají ostatní.
  • Více inboxů nemám, nechci procházet X míst a prodlužovat tak zpracování.
  • Většinou jednou denně na konci pracovní doby, nejpozději však do 48 hodin, procházím všechny své inboxy a zpracovávám je podle 4D pravidla.
  • Zpracování vždy dokončím, chci, aby v inboxu nezůstala ani jediná položka.
  • Na zpracování mám vždy určený časový slot v rámci dne kolem 16.30.
  • Zpracovat neznamená dokončit, pouze rozhodnout, co a jak udělám, případně udělá někdo jiný.

Je to o pravidelnosti, rutině a důsledném dodržování. A taky o tom uvědomit si, že ne všemu, co ke mě během dne přijde, musím věnovat pozornost. Díky Inbox Zero mám kontrolu nad tím, že vše, co se ke mě dostane, zvážím a rozhodnu o dalších krocích, je-li potřeba.

Výhody Inbox Zero:

  • Získáte kontrolu nad hrnoucími se požadavky.
  • Nezapomínáte na to, čemu se máte věnovat. Jasně, můžete to vytěsnit, ale až po předchozím rozhodnutí, že to skutečně chcete udělat.
  • Dá se aplikovat na jakémkoliv systému, do kterého vám přichází (nebo do kterého zaznamenáváte) své záležitosti.

Nevýhody Inbox Zero:

  • Mnoho lidí se stává zajatcem přístupu a neustále prochází své inboxy a snaží se je dostat na nulu, díky čemuž se nedostanou k soustředění na důležitou práci.
  • Stejně jako u mnoha dalších metod je důležité znát své priority, na základě kterých rozhodujete o dalších krocích.
  • Rutinní práci prostě ne všichni oslavují. Občas získáte pocit, že jen roboticky odbavujete příchozí informace. A to navzdory tomu, že roste vaše kontrola.

4D pravidlo

Koukat se na věci z nadhledu po vzoru pana Eisenhowera nebo Pareta je jedna věc, nicméně v rámci denní rutiny vždy narážíte na přízemnější kroky. Jako je například okamžité rozhodnutí o tom, co s novým potenciálním úkolem, projektem, nápadem nebo informací uděláte.

Nejjednodušší varianta, na kterou jsem kdysi narazil, je 4D pravidlo. Dodnes mi pomáhá ve velmi krátkém časovém úseku rozhodnout o tom, čemu se budu do budoucna věnovat a co zahodím nebo předám dál.

Jako startovní bod je zásadní mít zajetý systém pro práci s prioritami. Ideální je, když máte přehled o tom, co je pro vás skutečně důležité. Třeba Eisenhowerova matice doplněná Paretovým principem. Jakmile máte tento krok za sebou, je jednodušší třídit nově příchozí závazky.

4D princip stojí na čtyřech krocích, které já sám aplikuji denně na třídění svých Inboxů. Ať už jde o Inboxy, které slouží pro zaznamenávání příchozích úkolů, nebo ty emailové. Na tom nesejde, princip je stále stejný:

  1. Delete. Zbavte se toho, čemu se nechcete věnovat, protože vám to nijak neprospívá a ani nebude.
  2. Delegate. Předejte na jinou osobu, službu nebo firmu to, čemu se věnovat nemusíte nebo nechcete. Delegujte vše, k čemu nejste potřeba a někdo jiný to může dělat taky, i kdyby to nebylo rychlejší a kvalita nebyla taková, jaké byste dosáhli vy.
  3. Do. Udělejte okamžitě to, co zabere jen pár vteřin nebo minut. Posunete tak hodně věcí dopředu a nebudou vám zbytečně zabírat místo mezi důležitými úkoly.
  4. Defer. Zbytek odložte a naplánujte ve svém systému, ať už jde o úkolovník nebo kalendář.

Čtyři zmíněné kroky aplikujte postupně vždy, když se rozhodnete roztřídit informace, které k vám během dnes přicházejí. Vždy nejdříve odstraňte, co můžete. Co nemůžete, delegujte. Pokud nejde ani to, snažte se to udělat rychle, pokud to jde. A až ten zbytek naplánujte.

Jde o eliminační metodu a máte-li srovnáno, co je pro vás důležité, pomůže vám i na denní bázi oddělovat zbytečné od podstatného.

Výhody 4D pravidla:

  • Můžete jej začít aplikovat okamžitě, stačí se držet výše uvedené seznamu.
  • Minimalizuje počet úkolů a informací, které máte svých systémech.
  • Dá se aplikovat ve spoustě situací. Při třídění úkolů, pošty i na poradách.

Nevýhody 4D pravidla:

  • Je složité aplikovat první dva kroky. Bojíme se mazat a často nevíme, jak delegovat.
  • U kroku Do (Udělat) občas těžko odhadnete ty „krátké“ aktivity, které vám zaberou jen pár vteřin nebo minut. Začněte tedy s těmi nejkratšími, osvědčilo se mi tzv. pravidlo dvou minut. Cokoliv zabere méně než dvě minuty, udělejte hned.
  • Nemáte-li srovnané priority, většinou dojdete se vším do kroku Defer (odložit). Jinými slovy vše vám přijde jako něco, co je potřeba odložit a naplánovat, respektive udělat ideálně hned.

III. Plánujte

Výkonnostní špičky

Nejzásadnějším objevem posledních let pro mě byla práce ve výkonnostních špičkách (Biological Prime Time). Jasně, vždy jsem věděl, kdy se mi pracuje nejlépe, stejně, jako to pravděpodobně víte i vy. Do jisté míry jsem se tím i řídil, zlom však nastal v době, kdy jsem začal dávat prioritu „ochraně“ svých produktivních období.

Po mnoha pozorováních, měřeních i testech jsem si určil tři časové bloky na práci během celého dne:

  • Produktivní špička (8:00 – 11:00) je část dne, kdy věnuji maximální pozornost nejdůležitějším úkolům. Těm, které vyžadují soustředění a kvalitní rozhodování. Do tohoto pásma se snažím nenechat proniknout nic nedůležitého.
  • Údolí smrti (13:00 – 14:00) je zase období útlumu, kdy se naopak snažím neřešit důležité věci nebo to, co vyžaduje zvýšenou míru koncentrace, pokud to není nezbytně nutné. Rozhoduji se o poznání hůř a soustředění je nic moc. Tady řeším administrativu, rychlé úkoly nebo si jdu zacvičit.
  • Druhý dech (14:00 – 16:00) je zase část dne, kdy nejvíce tvořím. Tento článek píšu primárně v období druhého dechu. Tvůrčí schopnosti jdou nahoru a snažím se toho využít.

Každý bude mít samozřejmě časová pásma různá. Jsou závislá na chronotypu nebo povaze vaší práce, stejně jako míře nutných vyrušení v konkrétních časových obdobích.

Co se mi nejvíce osvědčilo při rozvržení mého dne, je pozorování a několikatýdenní záznamy mé energie v průběhu dne. Vše jsem evidoval v energetickém snímku dne. Ten jsem následně vyhodnotil a bloky si pevně zasadil do kalendáře.

Bylo to jedno z nejlepších rozhodnutí pro mou produktivitu. Držím-li se svého plánu, zvládnu mnohem více důležitých věcí za kratší čas.

Výhody výkonnostních špiček:

  • Vyladíte svůj výkon do nejmenšího detailu.
  • Zvládnete více důležitých věcí za kratší čas.
  • Budujete každodenní produktivní rutinu, na kterou se můžete kdykoliv spolehnout.

Nevýhody výkonnostních špiček:

  • Zavedení techniky je jedno ze složitějších.
  • Při ochraně produktivní špičky je nutná důslednost a odmítání.
  • Pro konzistenci je podstatné udržovat se v dobré energetické formě. Spát, jíst a hýbat se v souladu s tím, co vám funguje.

Timeboxing

„Co není v kalendáři, to se nestane,“ říká často kamarád Pavel Minář. Moc rád přikyvuji. Proto do svého kalendáře zapisuji nejen schůzky, ale také vše, co se má stát:

  • Časové bloky podle mých výkonnostních špiček, které jsem uváděl u předchozí metody.
  • Důležité úkoly, které chci provést v konkrétním časovém bloku.
  • Jakékoliv rutiny, které mi pomáhají v denním rytmu (od snídaně, rozcvičky a dalších drobností) tak, abych s nimi počítal a nezaplácal čas, kdy se jim chci věnovat, jinými aktivitami.

A spoustu dalších věcí. S principy Timeboxingu, tzn. vyblokováním času v kalendáři nebo diáři, pracuje řada přístupů, které v článku zmiňuji (Workstation Popcorn nebo Eat That Frog). Kalendář je zkrátka velmi univerzální nástroj, který může pomoci v tom, aby se ty nejdůležitější věci skutečně staly. Nedám na něj dopustit.

Důležitá událost je třeba také „Volno“, tzn. čas na odpočinek, ať už individuální nebo s rodinou. Ano, i to mám ve svém kalendáři, jinak by se to nestalo.

Výhody Timeboxingu:

  • Máte perfektní přehled o tom, co jste se rozhodli udělat.
  • Snížíte pravděpodobnost odkládání důležitých činností.
  • Vyhradíte si prostor také pro nepracovní aktivity. Přiznejme si, že ty pracovní často dostávají nefér přednost.

Nevýhody Timeboxingu:

  • Vyžaduje více pozornosti při plánování.
  • Na začátku můžete mít mírný odpor při zadávání volného času, ale věřte, že se to brzy změní.
  • Z vašeho kalendáře se může stát událostmi nabité monstrum. Doporučuji si proto vytvořit více kalendářů, které můžete dle potřeby vypínat a zapínat.

Snězte tu žábu

Jezení žab je jednou z nejznámějších technik pro vypořádání se s náročnými úkoly, které byste nejraději odložili a věnovali se jím až někdy v budoucnu. Popsal ji Brian Tracy ve stejnojmenné útlé knize Snězte tu žábu!

Pro mě jsou žáby ty náročné úkoly z mého systému, které mi dávají největší smysl, dosahuji u nich Flow stavu, ale vlastně nemají termín a nebo jej alespoň nemají v nejbližší budoucnosti. Většinou jsem měl tendence je odkládat do té doby, než někdo nebo něco začalo tlačit.

Ve svém plánovacím systému jsem si nastavil jedno jednoduché pravidlo o třech krocích:

  1. Každý den mám na svém seznamu úkolů alespoň jeden úkol ze svých top priorit, který nemá termín v nejbližší budoucnosti, ale posune mě výrazně vpřed směrem k mé vytoužené budoucí identitě.
  2. Tento úkol plánuji na svou produktivní špičku mezi 8–11h, kdy jsem nejčerstvější a pracuje se mi nejlépe.
  3. Pokud se mi do úkolu nechce, rozsekám ho na malé části (naporcuju žábu). Tento článek je toho skvělým příkladem, prostě první krok bylo vypsat si alespoň pět metod, o kterých budu psát.

Zároveň během své týdenní revize procházím všechny žáby, které se mi povedlo sníst. Je báječný pocit vidět černé na bílém, co vše po vás zůstává. Často si uvědomíte, že to úsilí, které vynakládáte, má správný směr a motivuje vás to pokračovat v něm i v dalších týdnech nebo měsících.

Výhody Eat That Frog:

  • Systematicky pracujete na nejdůležitějších věcech.
  • Zmírníte odkládání prioritních záležitostí „na později“, čímž snížíte pravděpodobnost, že budete dané věci dělat na poslední chvíli.
  • Nepotřebujete k tomu žádný speciální nástroj, jen návyk vybrat si každý den jednu žábu, kterou si dáte jako první chod.

Nevýhody Eat That Frog:

  • Mnoho lidí se snaží začínat žábami bez ohledu na jejich Biological Prime Time. Lidé, kteří jsou výkonnější odpoledne, se s žábami ke snídani vypořádají jen obtížně.
  • Občas sklouznete k výběru žáby, která není nejodpornější, jen proto, abyste tolik netrpěli.
  • Po snězení žáby mají lidé často tendenci dávat si zaslouženou (dlouhou) pauzu. Jasně, odpočiňte si, ale mějte v plánu další věci, do kterých se pustíte, a začněte s nimi co nejdříve.

Must Should Want

Když nevíte, kde začít den, položte si tři základní otázky:

  1. Co MUSÍM stihnout, aby můj den stál za to
  2. Co bych MĚL stihnout, abych si vytvořil lepší budoucnost
  3. Co CHCI stihnout, abych si ten den užil

Jay Shirley mě těmito otázkami nakazil v době, kdy jsem nevěděl, do čeho se pustit dříve a skákal jsem od jedné záležitosti k druhé. Výsledek? Sedl jsem si, rozdělil denní aktivity a začal makat.

Sám jsem si tento přístup upravil mírně podle sebe. Korekce přišla u MUSÍM části, kterou jsem se snažil co možná nejvíce preventivně omezovat, a to tak, že jsem dával čím dál tím větší důraz na MĚL bych úkoly.

Důležitá je zpětná vazba. Každý týden se vracím k seznamu splněných úkolů a ptám se:

  • Které úkoly jsem řešil jako MUSÍM? Co mohu udělat příště, abych je nehonil na poslední chvíli?
  • Které úkoly jsem měl v MĚL bych kategorii a podařilo se mi je splnit? Nebo naopak nepodařilo? Co mohu udělat proto, abych měl těchto úkolů splněných co nejvíce a řešil je protože chci, ne protože musím?
  • Co jsem CHTĚL udělat proto, abych si zlepšil den? Povedlo se to? Jakým prioritám, které úzce nesouvisí s krátkodobými záměry, jsem se věnoval? V čem mi to pomohlo?

Princip zásadně pomáhá v rozvoji práce na důležitých věcech. Nejen těch, které hoří, ale hlavně těch, které jsou skutečně podstatné.

Výhody Must Should Want:

  • Jednoduché stanovení priorit v krátkodobém časovém horizontu.
  • Možnost podívat se na splněné úkoly zpětně s odstupem a rozhodnout, co zlepšit do příště.
  • Aplikovatelné v jakémkoliv systému, který používáte.

Nevýhody Must Should Want:

Upřímně? S žádnou jsem se nesetkal. Používám tento přístup řadu let a je to jedna z nejzásadnějších technik, které mi pomáhají soustředit se na důležité a nastavovat preventivní opatření pro hašení požárů, které mi na spokojenosti tolik nepřidává.

18 minut denně

Organizace dne nemusí být náročný a zdlouhavý proces. Řada lidí podléhá pokušení více plánovat, než realizovat. Přitom denní rutina související s plánováním a kontrolou není žádná věda a zabere jen pár minut denně.

Peter Bregman mě svou metodou 18 Minutes a Day před lety donutil zamyslet se nad tím, zda mé denní plánování není až moc zdlouhavé. Narazil jsem na něj v YouTube videu, ve kterém byl popsán tříkrokový přístup k denním rutinám:

  1. Pět minut každé ráno, ještě než uděláte cokoliv jiného, naplánujte svůj den. Pokud již svůj plán máte z předchozího dne, jen jej zrevidujte.
  2. Každou hodinu si dejte pauzu a vyhraďte si během ní minutu na to, že se ujistíte, zda se věnujete skutečně tomu, čemu se chcete věnovat.
  3. Na konci každého dne mějte vyhrazených pět minut na krátkou retrospektivu a zhodnocení dne. Co se vám povedlo? Jaké úspěchy jste zažili? Co máte v plánu zítra?

Mnoho přístupů k produktivitě často zmiňuje jako skvělý návyk provést hodnocení alespoň jednou denně. Lidé se mě často ptají, kdy je dobré podobnou revizi provádět. A samozřejmě jak. Má odpověď většinou zní: „Tak často, abyste zůstali v klidu a měli své závazky pod kontrolou.“ A osmnáctiminutové pravidlo je jednoduchý princip, který k tomu může pomoci. Pět minut ráno, po minutě v průběhu dne, pět minut na konci dne. To je vše, co pro získání kontroly potřebujete.

Výhody metody 18 minut denně:

  • Dává jednoduchý návod pro udržení kontroly v průběhu dne.
  • Pomáhá primárně ve chvíli, máte-li hodně závazků a potřebujete zachovat konzistenci a kontrolu.
  • Okamžitá zpětná vazba na vaši práci, v průběhu dne provádíte hodnocení, které vám v případě, že jste sjeli z trasy, vrátí zase zpět, což je rozhodně lepší, než kdybyste to zjistili až na konci dne.

Nevýhody metody 18 minut denně:

  • Podle počtu minut, které plánováním a revizí strávíte, může být princip na první pohled odrazující.
  • Základní princip říká, že je fajn nastavit si v průběhu dne časovač na jednu hodinu. Pro lidi, kteří nemají rádi vyrušení v průběhu rozpracovaných úkolů, jde o nežádoucí krok. Klidně si ho škrtněte.
  • Návyk plánování a revize bývá jeden z nejtěžších v rámci organizace práce. Je důležité dostat jej do rutiny a automatizovat.

IV. Soustřeďte se

Pomodoro

Pomodoro metoda je známá snad všem, kdo se kdy byť jen trochu o plánování, soustředění a time management zajímali. Principy jsou jednoduché. Nastavte si kuchyňskou minutku na 25 minut, po které se budete soustředit na práci, kterou máte naplánovanou. Jakmile minutka vyšle signál, že je po všem, dejte si 5 minut pauzu. Poté znovu nastavte 25 minut a pokračujte. Cílem je nechat se během 25 minut co nejméně vyrušovat a zaměřit co nejvíce pozornost na to, co chcete.

Cílem Pomodoro techniky je naučit se soustředit na menší objem práce. A taky si dávat pravidelné přestávky. Osobně mi ale aplikace Pomodora pomohla primárně v identifikaci vyrušení, která mi vstupují do práce. Jedno z doporučení totiž je zapisovat si jednotlivé narušitele a následně proti nim preventivně zakročit. Vždy, když se nějaké vyrušení objevovalo až moc často, začal jsem zjišťovat, proč se objevuje. Jednoduše řečeno jsem pátral po příčinách.

Výsledkem toho jsou dnes při hluboké práci zcela vypnuté notifikace, režim Nerušit na telefonu, kvalitnější příprava prostředí a odstranění všeho, co nepotřebuji ke své práci. Prostě opatření, která mi pomáhají být s aktuálním úkolem tady a teď.

Výhody Pomodoro techniky:

  • Snadné zavedení prakticky okamžitě.
  • Nepotřebujete nic, než stopky, tužku, papír a přehled o svých úkolech.
  • Spousta okrajových benefitů, jako je právě rozklíčování toho, co vám vstupuje do práce.

Nevýhody Pomodoro techniky:

  • Může vstupovat do vašeho Flow, stavu, kdy jste perfektně soustředění a najednou… Zazvoní minutka.
  • Řadu úkolů bývá potřeba rozsekat na menší díly, což nemusí být snadné pro každého.
  • Je užitečná pouze pro určitý typ práce, ke kreativitě vám pravděpodobně nepřidá.

Flowtime technika

Většina postřehů k Flowtime technice začíná úvodem „když vám nefunguje Pomodoro, zkuste mě“. Konkrétně naráží na to, že Pomodoro Technique mnohé lidi ruší svými upozorněními na ukončené pomodoro.

Za Flowtime technikou stojí Zoë Read-Bivens. Její motivace byla právě v tom zatočit s vyrušeními ve chvíli, kdy se člověk zrovna dostává do Flow. A upřímně, u Pomodoro Technique jsem na to často narážel i já a pro určitý typ práce to prostě nebylo to pravé ořechové. Psaní rozdělené do pětadvacetiminutových bloků? Ale jděte. Dostanu se do Flow, jako třeba teď během psaní této kapitoly, a mám přestat? Děkuji, nechci. Chci v něm být co nejdéle.

Pomodoro intervaly jsou skvělé pro řadu činností, sám si jej třeba pro psaní emailů nemůžu vynachválit. Nicméně pro tvůrčí práci je pro mě osobně nepoužitelné.

Flowtime technika funguje jinak:

  1. Stanovte si úkol, na kterém budete pracovat
  2. Jakmile se budete cítit rozptýlení nebo unavení, dejte si pauzu
  3. Poznamenejte si, kdy jste skončili a jak dlouho jste úkolu věnovali
  4. Délka pauzy je na vás, prostě kolik potřebujete

Právě minimum omezení a dogmat je to, co mi sedí. Read-Bivens sice doporučuje délku přestávek v závislosti na odpracovaném čase, nicméně stále klade na srdce, že pokud potřebujete delší pauzu po kratším intervalu, neřešte to a prostě si ji udělejte. Výsledek bude lepší, když budete odpočatí, než když se vyčerpáte.

Flowtime technika je pro ty, kdo chtějí zaměřit pozornost a neradi se nechávají vyrušovat „minutkou“, která říká, kdy je dobré přestat. V podstatě popisuje to, k čemu řada lidí dojde intuitivně po pár aplikacích Pomodoro techniky.

Výhody Flowtime techniky:

  • Máte přehled o tom, kolik času trávíte nad konkrétními typy činností, takže zlepšíte odhad do budoucna.
  • Máte přehled o vyrušeních, které vám do práce vstupují, takže s ními později můžete preventivně zatočit.
  • Můžete vysledovat, kdy se vám na jednotlivých činnostech pracuje nejlépe, ve kterých dnech a časech.

Nevýhody Flowtime techniky:

  • Svoboda, kterou technika dává, nesedí těm, kdo potřebují pevnější mantinely.
  • Při „volných“ přestávkám můžete sklouznout do stavu, kdy řetězově začnete dělat věci, které nejsou důležité.

FLOW koncept

Mihaly Csikszentmihalyi definoval Flow jako duševní stav plynutí, při kterém jste naprosto ponoření do konkrétní činnosti bez ohledu na okolnosti. Naprosté soustředění na něco, co vám dává smysl a dosahujete díky tomu extrémního výkonu. Asi už jste podobný stav někdy zažili, že? A určitě jste jej již viděli u dětí, které se stavem Flow často nemají problém.

Sám se do Flow snažím dostávat, co možná nejvíce to jde, u činností, které mi dávají největší smysl, což je vlastně jednou z podmínek Flow. Obtížně se do něj dostáváte u nesmyslných a prázdných úkolů, jejichž záměr je pro vás těžké identifikovat. Chci se do něj dostávat, když se rozhodnu pustit do svých „žab“, ale také ve chvíli, kdy pracuji na jiných důležitých úkolech.

Co dělám pro své Flow?

  1. Potřebuji mít vnitřně jasno v tom, jaký má pro mě činnost smysl. Ideálně musí být v souladu s mými hodnotami a aktuálními prioritami.
  2. Vybírám si tak obtížné úkoly, aby udržely mou pozornost. Příliš jednoduché aktivity mě k Flow nedostanou, až moc obtížné mě pak spíš přivádějí do úzkostí a často je řeším spíš pod tlakem a ne protože na nich chci pracovat. Více je odkládám.
  3. Snažím se pracovat na zvyšování svých schopností a dovedností, abych si ve finále troufl na náročnější úkoly.

A tyto tři body se snažím stále držet v rovnováze. Mít svůj seznam úkolů a projektů naplněný věcmi, které mi dávají smysl a jejichž obtížnost je mírně vyšší, než jaká je má aktuální úroveň dovednosti. U snadnějších aktivit se pak snažím o neustálé posouvání hranic nebo je ve chvíli, kdy už není kam posouvat, předávám na někoho, komu dávají smysl a zároveň jim mohou pomoci dostat se do Flow.

Výhody Flow stavu:

  • Jste naprosto ponoření do práce na věcech, které vám dávají smysl.
  • Práci si bezpodmínečně užíváte a baví vás.
  • Dosahujete skvělých výsledků, ať už jste ve Flow v práci nebo osobním životě.

Nevýhody Flow stavu:

  • Je potřeba neustále vyvažovat dovednosti a obtížnost.
  • Důležité je připravit si vhodné prostředí, ideálně bez vyrušení a výrazných vnějších vlivů.
  • Můžete se dostat do situace, kdy budete mírně nesví, pokud váš Flow stav něco nebo někdo naruší.

Workstation Popcorn

Při plánování práce se snažím nemyslet jen na práci, ale také na pravidelný pohyb a další drobnosti, které mi v produktivitě s soustředění pomáhají. Nejde jen o fitko nebo boxerské tréninky, každý pohyb se počítá. Proto dělám sem tam sérii kliků nebo dřepů, občas se položím do planku, to vše v rámci pauzy mezi úkoly. A taky jsem si oblíbil Workstation Popcorn.

O co jde?

  1. Připravím si tři skupiny úkolů, dva až tři úkoly ve skupině, maximálně na 2,5h.
  2. Pro každou skupinu úkolů si vyberu místo, kde je budu řešit. Místa by od sebe měla být vzdálená cca 20–30 minut pěší chůze.
  3. Plán by měl odpovídat mým výkonnostním fázím, tzn. dopoledne se soustředím na výkonnou práci, psaní, přípravy, po obědě je to pak operativa a administrativní práce, odpoledne pak většinou práce kreativní.

Můj plán pak vypadá třeba takto:

Skupina #1 – výkonná práce (v kanceláři)

  • Úkol 1 (60 minut)
  • Úkol 2 (45 minut)
  • Úkol 3 (45 minut)

Skupina #2 – operativa a administrativa (v kavárně)

  • Úkol 1 (30 minut)
  • Úkol 2 (30 minut)

Skupina #3 – kreativní práce (v parku)

  • Úkol 1 (30 minut)
  • Úkol 2 (45 minut)
  • Úkol 3 (60 minut)

Soustředím se na menší balíčky úkolů, hýbu se a fixuji určitý typ práce na dané prostředí. Když dorazím na místo, nepřemýšlím o tom, co mám dělat, ale prostě se pustím do práce.

Výhody Workstation Popcorn:

  • Zvýšíte soustředění díky menším balíčkům úkolů.
  • Zapojíte do své práce více pohybu.
  • Zlepšíte odhad času, který potřebujete na jednotlivé úkoly.

Nevýhody Workstation Popcorn:

  • Občas je potřeba improvizovat při výběru místa. Park v dešti není vždy nejvhodnější.
  • Vyžaduje více přemýšlení při samotném plánování.

V. Zlepšujte svou práci i sami sebe

Časový snímek

Mám rád jedno ze cvičení na workshopech. Účastníci mají jednoduchý úkol – sepsat, co dělali za posledních 24 hodin. Většina z nich to s určitou přesností zvládne. Jsou tam určitě drobné odchylky od skutečnosti, ale lze je tolerovat. A tak se posuneme dál – aktivity za posledních 168 hodin. Jeden týden. Tam už je to horší. Tohle z hlavy jen tak nevylovíte, chce to obrovské soustředění a nepřesnost se zvyšuje.

Vím, o čem píši. Sám jsem trávil desítky minut vyplňováním výkazů práce v zaměstnání. Samozřejmě na to „nebyl čas“ v průběhu dne, a tak jsem toto pomyslné lego skládal s odstupem. Tak, aby to sedělo do reportů a tabulek. Abych se vlezl do budgetů a dostal prémie. Jaký to mělo smysl? Odškrtl jsem si jeden úkol, povinnost. Tehdy jsem na to nahlížel jako na něco, co musí být.

Když jsem skočil rovnýma nohama do vod freelancingu, došlo mi, že nic podobného už nebudu muset absolvovat. Už žádné domýšlení činností, žádné výkazy. Nebyl nikdo, kdo by je kontroloval. Byl jsem přece na „volné noze“. Pár let jsem se potácel od úkolu k úkolu a plnil své závazky. A často také závazky mého okolí. Jakmile jsem si jednou jen tak ze srandy stopnul, kolik času trávím prací, vypadlo na mě neuvěřitelné číslo – cca 60 hodin týdně. S úžasem jsem na něj dlouhé minuty koukal a nemohl tomu uvěřit. Co se stalo se čtyřicetihodinovým pracovním týdnem, který jsem chtěl původně zkrátit?

Došlo mi, že tohle není ten směr, kterým se chci vydat. Chtěl jsem čas na rodinu, na sebe, na přátele… Tak, jak to chcete asi i vy. Nebo tam máte něco jiného, na tom nesejde. Jednoduše na to důležité. Pořád makat prostě není ve většině případů ideální výsledek. Nehledě na to, že je to dost kontraproduktivní. Odpočaté tělo podává dobré výkony. A naopak.

Vytáhl jsem staré zápisky z jednoho super školení a procházel si různé finty, které by mi mohly pomoci zefektivnit práci. V hlavě jsem plánoval různé strategie a postupy, které by mi mohly přijít vhod. Pak mi to došlo – vždyť jsem ani nevěděl, jestli dělám ty správné věci. Pracovat lépe na činnostech, které ve finále nevedou k výsledku, je blbost. A tak jsem to uchopil jinak. Od základů. Rozhodl jsem se, že si zmapuji to, co dělám. Ano, přesně tak, že si udělám výkaz práce. Ale tentokrát ne proto, abych mohl ostatním dokázat, že těch 8 hodin denně skutečně makám, ale abych měl já sám přehled o tom, na čem makám.

Tehdy jsem si stáhl aplikaci Toggl a můžu ti říct, že to byl jeden z nejdůležitějších kroků k vyšší efektivitě. Pokud Toggl neznáte, zkuste si jej představit jako jednoduchý nástroj pro zaznamenávání činností během dne. Z vámi zaznamenaných dat je pak schopný pěkně vizuálně zobrazit váš den, týden nebo klidně dlouhodobější perspektivu, dle libosti. Nebo si jej rovnou vyzkoušejte, je zdarma a ovládání je poměrně intuitivní.

Toggl vám to dá černé na bílém. Tlačí vás do toho, abyste zaznamenali celý průběh dne. Činnost po činnosti včetně času, který na nich trávíte. A to chcete. Protože dostanete přehled o tom, co děláte, a na základě toho můžeš optimalizovat. Ať už půjde o škrtání, delegování nebo zefektivnění.

Pokud vás digitál neláká a Toggl nebo podobné nástroje nejsou váš šálek kávy, udělejte si podobný výkaz na papír. Prostě ten papír rozdělte na dva sloupečky – CO a KDY. Ty jsou ze startu nejdůležitější. Výsledek pak bude stejný, jako v Togglu, jen na papíře.

Zkuste výkaz vyplňovat průběžně během dne, ideálně ve chvíli, kdy s činností začnete nebo skončíte. Pak to budou správná data, která vám později pomohou uvědomit si, čemu se skutečně věnujete. Skvělý start pro další postup. Vyplňujte alespoň týden, ať minimalizujete různé odchylky a máte dat dostatečné množství. Dny jsou různé, týdny také. Mám známého, který toto dělá den co den čtyři roky. Jen pro sebe. Tady pozor na extrémy, pokud pro to nemáte specifický důvod, bude vám nejspíš i týden stačit.

Výhody časového snímku:

  • Dostanete okamžitý přehled o tom, na čem a kdy pracujete.
  • Výsledky pak můžete rozdělit například podle Eisenhowerovy matice nebo jiného systému.
  • Už v době vyplňování vás bude napadat, zda je skutečně to, co si do svého systému zapisujete a na čem pracujete, opravdu důležité.

Nevýhody časového snímku:

  • Přístup se na začátku může zdát administrativně velmi náročný, ve skutečnosti samotné zaznamenávání zabere jen několik minut týdně.
  • Svědomitost je skutečně důležitá, vyplňování za tři dny zpětně nevytvoří věrný obrázek vašeho dne.
  • Na konci je důležité vyhodnotit snímek a nastavit další kroky k optimalizaci vašeho chování. Je to časově náročné? Ano. Ale jen díky tomuto kroku se posunete dál.

Kontrolní seznamy

Checklisty znáte. Seznamy položek, které pomáhají v situacích, jako jsou školení, natáčení YouTube videí, před dovolenou nebo při ukončení projektů. Dlouho jsem jim sám přicházel na chuť, ačkoliv jsem byl přesvědčený o tom, že fungují. K jejich používání mě přesvědčila až kniha The Checklist Manifesto, která na kontrolní seznamy pohlíží z několika úhlů. Pokud vám stále přijde vytváření podobných seznamů zbytečné, rozhodně si ji sežeňte a alespoň prolistujte.

Kontrolní seznamy přidávají na sebejistotě, pomáhají zlepšovat opakované činnosti, snižují chybovost a zvyšují efektivitu práce. Nemusí to být žádná věda. Najděte činnost, kterou sem tam opakujete, a sepište si kroky, které ji tvoří. Z oblasti produktivity to může být denní nebo týdenní hodnocení. Doma si vytvořte seznamy věcí, na které nechcete zapomenout před týdenní návštěvou rodičů. Pro natáčení podcastu zase seznam činností nebo pomůcek, které pro něj potřebujete. Věřím, že v jakékoliv oblasti svého života najdete mraky činností, kde vám kontrolní seznam pomůže. Díky němu bude to, co děláte, preciznější. A vy nebudete opakovaně vymýšlet to, co už jste vymysleli dávno.

Výhody kontrolních seznamů:

  • Nebudete opakovaně připravovat další kroky, které jste již dávno vymysleli. Kontrolní seznam stačí jen uschovat, ať už v papírové nebo digitální podobě.
  • Zrychlíte opakované činnosti tím, že vyhledáte kontrolní seznam a rovnou se pustíte do práce.
  • Snížíte chybovost a frekvenci zapomínání.

Nevýhody kontrolních seznamů:

Snad jen to, že vyžadují sem tam aktualizaci. Přidat nebo odstranit položku. Občas na to lidé zapomínají.

Nepřetrhni řetěz

Pracoval jsem v životě na mnoha různých návycích, od pilování vlastní produktivity až po udržování plné pozornosti při hraní s prckem. Pomohla mi řada přístupů, asi nejvíce mě ovlivnily tipy z knih Atomové návyky Síla zvyku. A taky jedna technika, které se říká „Nepřetrhni řetěz“.

Jasně, důležitější, než jakákoliv metoda, je to, aby vám daný nový návyk dával co nejvíce smysl. Abyste věděli, proč děláte to, co děláte. A zda je to v souladu s vaší vnitřní představou o budoucí osobní identitě. Nicméně i pro tyto velmi osobní návyky jsem vždy ocenil, pokud jsem měl po ruce pomocný „systém“. V případě budování návyků se mi nejvíce osvědčily dva přístupy.

První, mít po ruce sparring partnera, který mi pomůže s konzistencí. S tím, pokračovat po malých krůčcích směrem k nějakému milníku. Využívám proto sem tam spolupráci s někým, kdo tíhne k podobné změně, případně se stanu členem nějaké mastermind skupiny. Druhý, mít vlastní sparring systém nezávislý na okolí. A tím je právě metoda Don’t Break the Chain neboli Nepřetrhni řetěz.

Její smysl je prostý. Pro každý den, kdy se vám povede další krok vedoucí k vaší nové identitě, kterou chcete díky návyku vytvořit, si uděláte v některém ze svých systémů značku. Může to být křížek ve vašem kalendáři, puntík v Buzer lístku nebo digitální značka ve specializované aplikaci (např. Everyday.app, Streaks nebo HabitBull). Cílem je nepřetrhnout řetěz značek. Den za dnem, krok za krokem, pracujete na drobných krůčcích a vždy, když se vám to podaří, zaznamenáte jakýmkoliv způsobem svůj úspěch.

Běžně pro Don’t Break the Chain používám Google Kalendář. Techniku mě naučil Pavel Minář na svém školení Google Kalendáře. Návyk, který buduji, mám poznamenaný jako celodenní událost. Vždy, když se mi povede další krok realizovat, událost v daném dni smažu. Cílem pak je mít v týdnu tzv. čistý štít. Mimochodem proč Google Kalendář, když je dnes tolik propracovaných nástrojů? Je to prosté, prostě chci minimalizovat počet nástrojů, které používám.

Jak jsem psal, u vytváření změn a budování návyků jde o víc, než systém nebo aplikaci. Nicméně podobný přístup může být skvělým motivátorem a připomínkou toho, pro co jsem se rozhodl, a to hlavně pro svou jednoduchost. Vždyť ve finále nejde o nic jiného, než postupné zdolávání dalších kroků. A nepřerušení řetězu.

Výhody Don’t Break the Chain:

  • Můžete jej implementovat do jakéhokoliv systému.
  • Existuje řada nástrojů a aplikací, které vám s tím pomohou.
  • Nesoustředíte se na velké cíle, ale na drobné provádění konkrétních dalších kroků.

Nevýhody Don’t Break the Chain:

  • Pořád je potřeba pracovat s dalšími principy budování změn a návyků.
  • Je důležité zvolit správné a jednoduché další kroky.
  • Na začátku je potřeba si vybudovat také návyk pracovat s technikou, vracet se ke svému systému a případně klidně i vyměnit další kroky za jednodušší, pokud se vám jejich realizace nedaří.

Smyčka návyku

Když už jsme u návyků, pojďme je trošku prohloubit. Články Jamese Cleara o návycích jsou jedněmi z mých nejoblíbenějších. V jednoduchosti popisuje to, co se mnoho lidí snaží komplikovaně předat. Potěšilo mě, že před časem vyšla kniha postavená právě na informacích z článků a na zkušenostech autora nazvaná Atomic Habits (v češtině vyšla jako Atomové návyky).

Principy, které jsou v knize popsány, jsou jednoduchým návodem na to, jak dostat pod kůži změny, které chcete zautomatizovat. Ukazuje, jak si vytvořit skálopevné pozitivní návyky, případně jak se zbavit těch, které vaší produktivitě škodí. Navíc staví na tom, že nejde o dosahování cílů, ale změnu vaší identity. A o tom jsou návyky.

Metoda Atomic Habits popisuje princip změny na smyčce o čtyřech krocích. Chcete-li něco změnit, je užitečné se soustředit na:

  1. Podnět. Spouštěč samotné akce musí být výrazný a nápadný.
  2. Touhu. Nová věc by pro vás měla být přitažlivá.
  3. Reakci. Další krok je potřeba udělat co možná nejjednodušší.
  4. Odměnu. Vždy byste měli po provedení dostat odměnu, jinak v příštím cyklu nebudete mít motivaci podnět vyhledávat.

Z principů čerpám vždy, když se rozhodnu něco změnit. Naposledy to byla třeba změna související s usínáním před 22. hodinou. Smyčka návyku vypadala takto:

  1. Podnětem pro mě bylo uložení syna do postele, následné vyčištění zubů a sprcha.
  2. Touhu jsem podpořil tím, že jsem si k posteli dal knihu, která mě bavila. Spojil jsem tak již existující zábavný návyk (čtení) s něčím, co jsem se rozhodl změnit.
  3. Jednoduchost dalšího kroku jsem zpočátku zajistil tím, že jsem se nenutil usnout ihned, ale jen jsem ulehl do postele. Po pár dnech to šlo v podstatě samo.
  4. Odměnou pro mě byl jednak skvělý pocit, že dělám hodně pro své zdraví, práci i rodinu. Zároveň jsem si každé ráno uvědomil, že mi včasné ulehnutí pomáhá v tom mít více energie na celý den. Zároveň jsem si vyplňoval do svého Google Kalendáře řetěz, díky kterému jsem měl okamžitou zpětnou vazbu na to, jak se mi daří na návyku, jež mi dával smysl, pracovat.

A tak pořád dokola. Klíčové je na začátku nepodlehnout pokušení měnit vše najednou, ale postupně zvyšovat laťku. Každý návyk, nemáte-li extrémně silnou motivaci, je potřeba budovat krok za krokem. Tzv. „baby steps“ jsou velmi důležité.

Výhody Smyčky návyku:

  • Komplexní, ale zároveň jednoduchý přístup k tomu, jak pracovat na změně, kterou chcete realizovat.
  • Principy se dají použít jak na individuální, tak týmové úrovní, například při zavádění nového software.
  • Výsledek, tzn. to, že se naučíte měnit současný stav, využijete při osvojování jakéhokoliv přístupu, který v tomto článku popisuji.

Nevýhody Smyčky návyku:

  • Principy, které Clear v Atomic Habits představuje, řada z nás v minulosti zkoušela. A selhala. Proto se dnes hodně lidí, jak jsem zjistil, staví k celému procesu odmítavě.
  • Na začátku je důležité vybrat si vhodný návyk. Jak sám Clear zmiňuje, snažte se vytvářet primárně takové návyky, pro které máte předpoklady. Jinak je pravděpodobnost úspěchu nízká.

Myšlenkové mapy

Myšlenkové mapy mě provázejí přes deset let. Tony Buzan, jejich autor, dal dohromady sadu doporučení pro vizualizaci myšlenek, díky kterým se můžete mnohem efektivněji rozhodovat, přemýšlet, plánovat nebo prezentovat. Osobně využívám myšlenkové mapy pro řadu různých oblastí. V podstatě vždy, když potřebuji promyslet cokoliv od tohoto článku až po další kroky, které chci udělat pro své prioritní projekty.

Po mnoha letech experimentování jsem našel vlastní styl mapování, která sice není v naprostém souladu s doporučeními Tonyho Buzana, nicméně je funkční. A to ať už kreslím mapy na papír nebo používám aplikaci xMind.

Základní principy, které dodržuji:

  1. Nejdříve si uvědomím, proč vůbec myšlenkovou mapu kreslím
  2. Podle toho vyberu nejvhodnější nástroj (papír, jeho formát, případně aplikaci)
  3. Doprostřed zanesu centrální obrázek, který charakterizuje cíl mapy
  4. Z centrálního obrázku vedu hlavní větve znázorňující základní témata mapy
  5. Hlavní myšlenky pak rozšiřuji dále do druhé, třetí nebo klidně i vyšší úrovně
  6. Používám barvy, ať už pro jednotlivé větve nebo zvýraznění, pomáhají mi v jednodušší orientaci v mapě
  7. Stejně tak mám rád obrázky a piktogramy, které zpřehlední mapu a usnadní orientaci
  8. Pokud se mapa rozšiřuje až moc, klidně z podtématu, které je nejvíc rozvětvené, udělám novou mapu
  9. Propojuji související myšlenky z různých větví, právě to mohou být nové “objevy”
  10. Používám jednodnoduchou strukturu, většinou cca sedm hlavních větví, tři až pět podvětví, maximálně čtyři úrovně

Pro svou práci jsem si oblíbil také myšlenkové mapy v digitální podobě. Většinou používám xMind, sem tam Coggle pro sdílené mapy s týmem nebo účastníky školení. Zjistil jsem, že velmi dobře fungují, pokud se držím jednoduchých principů, které jsem popisoval výše, ale také pro mě důležitých kroků, které souvisí právě s digitálními mapami (níže je příklad pro xMind):

  1. Minimalizuji práci s myší nebo touchpadem, abych se neokrádal o rychlost a pohodlnost při vytváření
  2. Pro pohyb v myšlenkové mapě používám kurzorové šipky
  3. Pro vytvoření větve na „další úrovni“ používám klávesu TAB
  4. Pro vytvoření větve na „stejné úrovni“ používám klávesu ENTER
  5. Pro editaci textu na větvi stisknu mezerník a píšu
  6. Pro propojení dvou větvi, které spolu souvisí, ale jsou na různých koncích mapy, používám propojení větví (klávesová zkratka CTRL+L)
  7. Pro zobrazení až moc košaté větve jako centrálního bodu (tzv. drill down/up) používám klávesu F6, pro návrat zpět pak kombinaci SHIFT+F6
  8. Využívám ikony (markers) pro označování větví a pozdější snadnou orientaci v mapě a hledání
  9. Obohacuji myšlenkovou mapu o odkazy na soubory, jiné myšlenkové mapy nebo webové stránky, pokud to má smysl
  10. Používám obrázky, které umí xMind vkládat po vyhledání rovnou z portálu IconFinder

Ale upřímně, myšlenkové mapy nejsou žádná věda. Styl si najde každý svůj a jde pouze o nástroj a ne techniku, která by měla 100% respektovat nějaká pravidla. Chce to zkoušet, ověřovat, pokračovat… Jak vám to jen bude vyhovovat.

Výhody Mind Maps:

  • Použijete je v mnoha oblastech, od plánování až po přípravu prezentace.
  • Široké portfolio nástrojů, které pro jejich tvorbu můžete využívat na jakémkoliv zařízení.
  • Tipy, kterých je na webu a v knihách spousta, vám umožní velmi rychle začít.

Nevýhody Mind Maps:

  • Struktura myšlenkových map nevyhovuje každému, což bývá na začátku jedna z překážek při pronikání do techniky.
  • Mapu, kterou vytvoříte, čtou ostatní lidé z týmu nebo klienti jinak, než vy, jakožto autoři, čímž mohou vzniknout nedorozumění.

VI. Zjednodušujte

Zen a hotovo

Na základě Sedmi návyků a Getting Things Done vytvořil před lety Leo Babauta svůj minimalistický přístup k sebeřízení, který nazval Zen to Done neboli Zen a hotovo. Ačkoliv jsem s oběma technikami již poměrně dlouhou dobu pracoval a měl vytvořený systém, který mi pomáhal, byl to právě Babauta, který mi ukázal cestu ke zjednodušování. Byl to můj odrazový můstek k tomu, jak dělat věci jednoduše a zbytečně si nekomplikovat život.

ZTD principy se dají shrnout do deseti návyků. Babauta doporučuje věnovat se každému z nich po dobu jednoho měsíce. A znám snad jen dva lidi, kteří na jeho doporučení dali. Ne, nebyl jsem jedním z nich.

Návyky podle ZTD jsou:

  1. Shromažďování
  2. Třídění
  3. Plánování
  4. Vykonání
  5. Jednoduchý věrohodný systém
  6. Uspořádávání
  7. Hodnocení
  8. Zjednodušování
  9. Rutiny
  10. Najděte svou vášeň

Co jsem si z toho vzal kdysi já? Není potřeba složitých systémů pro to, abych byl produktivnější. Důležité je procesy, které vedou k organizaci práce, co možná nejvíce zjednodušit. Zároveň se co možná nejvíce soustředit na to nejdůležitější, co v životě máte. A také hledat „svou vášeň“ v tom, co děláte.

Nejsem moc zastáncem hledání svého poslání. Raději si poslání postupně vytvářím. Pracuji na tom, abych věci, které dělám, dělal co nejlépe. Neustále se v tom zlepšuji a posouvám. Díky tomu, že se ve věcech posouvám, si mohu nastavovat vyšší laťku, kterou budu překonávat. A to mě dostává do Flow.

Zároveň jsem díky zjednodušení nastavil jednoduché principy, které mi pomáhají s přízemními věcmi, jako jsou rutinní emaily a zpracování úkolů. Už vlastně neřeším, že je řeším, ale prostě je dokončím ve svých pravidelných časových blocích. Nemusím na ně myslet, prostě vím, že se na ně dostane a zvládnu je produktivně. A díky tomu se mohu věnovat tomu, co je pro mě nejdůležitější. Slovy Babauty – své vášni.

Výhody ZTD:

  • Jednoduchý systém, který osekává vše na nezbytné minimum.
  • Vyberete si jen ty návyky, které vám sedí. Autor od začátku nabádá k tomu, abyste věnovali pozornost jen tomu, co vám dává smysl.
  • Babauta své principy žije, jeho blog i tvorba jsou prima příkladem, že věci, které v ZTD prodává, skutečně fungují. Je to prima inspirace.

Nevýhody ZTD:

  • Pro složitou práci, u které máte desítky nebo stovky úkolů, je zpočátku ZTD jen těžko aplikovatelné. Je třeba si k němu docela dlouho hledat cestu.
  • Pracuje s myšlenkami člověka, který zasvětil svůj život jen několika málo aktivitám. Pokud jste právě teď v opačné situaci, bude vaše ztotožnění obtížné.
  • Stejně jako v případě GTD nebo Sedmi návyků není implementace otázkou týdnů, ale jde o dlouhou cestu, než vše dostanete pod kůži.

Udělej to později

Hlava je super nástroj pro generování nových nápadů, do kterých se můžete okamžitě pustit. Bohužel vám však neřekne, že i když vám přijde daný nápad jako prudce geniální, možná tomu bude za pár týdnů jinak. Často se pouštíme do čerstvých myšlenek okamžitě a stavíme do pozadí své aktuální priority. Často to končí přehlcením a skákáním z jedné věci na druhou.

Proto jsem si kdysi dávno vytvořil jednoduché pravidlo pro nové nápady. Prostě je nechám uzrát. Ve chvíli, kdy mám pocit, že jde o něco skvělého, nedám na emoci a podniknu tři obezřetné kroky:

  1. Nápad během pár minut rozpracuji do myšlenkové mapy. Jednoduše si vyčistím hlavu.
  2. Myšlenkovou mapu i popis nápadu dám do dokumentu Na později, o kterém jsem psal dříve.
  3. Nechám to pár dnů nebo i týdnů uzrát. Většina věcí ztratí na významu nebo ve světle nových zkušeností přestanou být až tak geniální.

Jde o prostou minimalizační metodu, díky které snížíte riziko přehlcení a udržíte soustředění na těch důležitých činnostech, které jste si svědomitě plánovali. Nápady se neztratí, věřte mi.

Výhody Udělej to později:

  • Umožní vám vysypat hlavu a dál se soustředit na to, co je pro vás podstatné.
  • Brzdí emoce, díky kterým se často zahlcujeme novými úkoly a požadavky.
  • Postupně vytváříte archiv svých nápadů, díky jejichž propojení mohou přijít nové a zajímavější myšlenky.

Nevýhody Udělej to později:

Emoce je náročné utlumit a je těžké odložit něco, co vám právě teď dává obrovský smysl.

Seznam ne-úkolů

Vytvořil jsem si kdysi seznam činností, které nebudu dělat, abych se uvolnil pro věci, které dělat chci. Rozhodl jsem se aktivity, které často zcela automaticky dělám a chci je nahradit novými, užitečnějšími, zhmotnit do jednoduché podoby lineárního seznamu.

Ten může vypadat například takto:

  • Nekoukej do mobilního telefonu nebo počítače dvě hodiny před usnutím
  • Neotevírej do 11:00 emaily a sociální sítě
  • Nepouštěj se dopoledne, kdy máš produktivní období, do mělkých úkolů
  • Nereaguj na emailové zprávy okamžitě po jejich přečtení, nejedná-li se o naléhavou situaci
  • Neakceptuj každou pozvánku na schůzku
  • Nekonzumuj během oběda těžká jídla, která tě dostávají do útlumu
  • Nereaguj na poptávky bez promyšlení okolností
  • Nesnaž se soustředit na více aktivit najednou
  • Nerozhoduj se o důležitých věcech okamžitě
  • Neplánuj si školení na pondělky a pátky

Jak se seznamem pracuji? Celá rutina se skládá ze dvou aktivit:

  • Každý týden si procházím v rámci pravidelných revizí také splněné úkoly a další položky. Priority, práce na nejdůležitějších věcech, komunikaci s klienty. Přemýšlím, jestli jsem se nedostal do konfliktu se svým seznamem ne-úkolů. A taky, jak jej mohu aktualizovat pro ještě vyšší produktivitu.
  • Pročítám seznam ne-úkolů každé ráno (kdysi jsem měl dokonce nastavenou připomínku v úkolovníku, díky které jsem si vybudoval tento jednoduchý návyk poměrně rychle), ačkoliv jej znám již skoro nazpaměť.

Postupně jsem se dostal do situace, kdy seznam ne-úkolů používám dokonce u všech svých aktivit, kde pozoruji neproduktivní návyky. Mám specializovaný seznam pro schůzky, školení, jednání po telefonu nebo třeba plánování dovolené. Ve všech těchto situacích mi pomáhá v soustředění se na priority a odbourávání nedůležitých činností.

Výhody seznamu ne-úkolů:

  • Na začátku si jasně nastavíte hranice, přes které nechcete jít.
  • Dostanete z hlavy věci, na kterých chcete pracovat. Nikdo vám je nediktuje, ale osobně vás štvou, jinak byste na ně nemysleli.
  • Jde o stručnou a jednoduchou připomínku aktivit, kterých se chcete zbavit. Žádné dlouhé vypisování, z každého řádku je zřejmé, co vám vadí, a chcete s tím zatočit.

Nevýhody seznamu ne-úkolů:

  • Jde o jednoznačně nastavené zrcadlo. Odráží se v něm vaše „horší“ já. Ano, ne každému je to příjemné.
  • Je důležité přesně určit další kroky, které ke splnění ne-úkolu povedou. Rozsekat to na menší části. Práce na konkrétních dílčích úkolech bývá často úmorná a náročná. Doporučuji na to jít přes nové návyky. Po malých částech a soustředit se spíš na systém, než dosahování cílů.
  • Pokud si na začátku vytvoříte dlouhý seznam, jen těžko jej uvedete do skutečné praxe. Začněte s jedním krokem. A postupně, jakmile si sedne, přidejte další.

FOCUS přístup

Při prokousávání se různými přístupy skončíte nakonec u vlastního. Z různých metod si vezmete různá nastavení a strategie. Je to přirozené. Podobně, jako jsem já testoval řadu různých možností a nakonec z nich poskládal svůj vlastní mix, který mi svou jednoduchostí mnoho let vyhovuje.

Celá strategie mého FOCUS přístupu kopíruje kostru článku, k jehož konci se blížíte. Stojí na pěti základních pilířích:

  1. Find Your Purpose. Najděte svůj záměr, to, čeho chcete dosáhnout. Využijte k tomu libovolnou techniku, která vám pomůže uvědomit si, co chcete.
  2. Organize Your Activities. Zorganizujte své oblasti zájmů a cíle do systému, který vám vyhovuje. GTD, ZTD, šest seznamů… Nebo si vymyslete vlastní. Tento systém postavte na prioritách z bodu 1 a poté jej použijte pro pravidelné plánování.
  3. Concentrate Better to Boost Your Productivity. Jakmile stojíte před svým denním plánem, vytvořte si takové podmínky, které vám umožní soustředit se co možná nejlépe na perfektní provedení v co nejkratším čase.
  4. Upgrade Yourself Everyday. Pracujte na svých dovednostech, vzdělávejte se, vytvářejte své lepší já. Pomůže vám to dostávat se častěji do Flow a zvýší to radost z toho, na čem pracujete.
  5. Simplify Your Life. Zjednodušujte, co můžete. V jednoduchosti je krása. Zkracujte své seznamy, plánujte méně činností, osekávejte projekty. Méně oblastí znamená zaměřenější pozornost a více energie, kterou jim můžete věnovat.

Ve spolupráci s českým papírnictvím papelote jsme na tomto principu vytvořili i sešit pro práci s prioritami, který jsme nazvali FOCUS notebook. V září vychází jeho první ostrá verze, které předcházelo testování s cca 150 dobrovolníky. Byla to jízda, to vám povím. A řadě lidí se podařilo začít se konečně soustředit o něco lépe na to nejdůležitější.

Nicméně stejně jako metody, které jsem popisoval dříve, nestojí na nástroji, tak FOCUS přístup není o sešitu. Ten v tom může pomoci, nicméně postupy v něm uvedené se dají přenést prakticky kamkoliv. A ve finále jde hlavně o to, co dokončíte. Vyberte to důležité – zorganizujte další kroky – soustřeďte se na to – zlepšujte se v tom – zjednodušte to.

Výhody FOCUS přístupu:

  • Přímočarý systém eliminující balast a zaměřující pozornost na to nejdůležitější.
  • Je aplikovatelný v jakémkoliv nástroji, od sešitu až po robustní aplikace.
  • Otestoval jsem jej s řadou profesionálů z firemního prostředí i s lidmi na volné noze.

Nevýhody FOCUS přístupu:

  • Škrtá hned od začátku to, co není podstatné, což není komfortní. Mnohdy máme pocit, že škrtneme-li nedůležité položky, stane se něco zásadního.
  • Vyžaduje pravidelnou rutinu – hodnocení, revize, plánování úkolů. Ale kdo neví, co chce, většinou jen reaguje na situace a okolí. Má to svůj smysl.

VII. Třicátý tip

Chtěl jsem napsat závěr, který by celý ten výčet dal do jednoho balíčku. Uvědomil jsem si ale, že závěr vlastně neexistuje. Celé to experimentování je prakticky celoživotní a své přístupy neustále měníme. Jak jsem psal, rozhoduje zkušenost i aktuální životní situace.

Ačkoliv jsem v podstatě v celém článku naváděl k technikám, které před vámi zkoušeli jiní, je důležité nepodlehnout tzv. cargo kultu. Nebudu vás zahlcovat historickými fakty, pokud vás ten pojem zajímá, na internetu je řada videí i článků, které to zvládnou lépe, než já v pár odstacích.

Myšlenka, kterou od té doby, co jsem se s pojmem seznámil, nosím v hlavě, je prostá. Každému funguje něco jiného. A hlavně každý začínáme někde jinde. Vezměte si jednu metodu, která je vám sympatická a teoreticky vám může aktuálně vytrhnout trn z paty, a zkoušejte si ji. Ideální doba na otestování bývá kolem tří týdnů. Ne, za tu dobu skutečně nevytvoříte návyk, ale zjistíte, jak moc vám sedí. Důležitá je důslednost v dodržování. Ideálně nepřetrhnout řetěz po dobu tří týdnů. Je to velká výzva.

Každopádně nekopírujte jen to, co funguje úspěšným lidem v okolí. Jakmile vám cokoliv nedává v kontextu vašeho života smysl, zahoďte to. Třeba to jen držte v hlavě pro případ, že by se vám to mohlo hodit v budoucnu. Jednou za čas své přístupy zrevidujte a navrhněte drobné úpravy. Pořád je v čem se zlepšovat. Ale nelpěte na různých metodách jen z toho důvodu, že jiní se jimi řídí a fungují jim.

Hlavně – soustřeďte se na výsledek. Ať máte hotovo to, co je pro vás nejdůležitější. Protože to by měl být váš hlavní záměr.

Štítky příspěvky

Nejnovější příspěvky